あなたのタスクは忘れ去られていないか
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なんかノウハウっぽいタイトルになってしまいましたが、僕たちは普段、ひとつのことだけをしているわけではないので、全てのタスクを頭の中に入っているとは言いづらいところがあります。
僕自身も、あの手この手で忘れてしまわないように注意しています。その中で、僕が若い頃から気をつけていることをいくつか。
１．会議のとき、あるいは打ち合わせをするときは必ずメモをとる
当たり前のことなんですが、意外とメモをとらない（特に新入社員）人が少なくありません。「メモをとってね」というと「はっ！」と言って慌ててノートを取りに走る。前職で「メモが必要な打ち合わせだと思いませんでした」と言われたこともありますが、「いやいや、人の言うことはちゃんとメモしようよ」ですよね。
２．ノート、メモ帳、パソコン、何でもいいが、ひとつのところに集中させる
ノートに書いたり、会議資料の裏にメモを録ったり、パソコンで議事録を録ったり、あちこちに書いてしまう人がいますが、これはNGですね。ひとつのところに録っておかないと、あとで分からなくなってしまう原因です。抜け漏れの多い人は、この傾向があるように感じています。
３．タスク管理ツールを使う
Remember The Milkなんてのが有名どころですが、これはiPadアプリも登場しましたので、さらに活用が広がると思います。僕は無料サービスのToodledoを使っています。これもiPhone、iPadのアプリが出ていて連携が楽ですね。期限を設定して、こまめに管理するのがポイントです。
４．毎朝棚卸し
できれば朝だけでなく、夕方にも棚卸し。いまどれが終わって、どれがまだなのか。抜け漏れはないか。タスクに取りかかると、時には、それに連動した新たなタスクが生まれてくることがあります。それを抜けないようにしないといけないですよね。毎日やっておけば、最悪の事態は免れます。
５．毎日予定表のチェック
タスクと予定は切っても切れない関係。タスクの期限は次のミーティングと連動していたりしますからね。毎日の棚卸しとこれをやっておけば、慌てることも少なくなります。
たったこれだけのことではあるのですが、意外と安心して仕事ができます。一人で仕事をしているのならいいですが、会社は一人だけの場ではありませんし、外部のステークホルダーもいますから、迷惑をかけないようにしたいものです。僕自身も、こうやって書き出すことで自分へのリマインドになりました。